Über den Nachrichtenbereich können Sie direkt mit Ihren Kunden kommunizieren, und alle Gespräche werden archiviert, so dass Sie einen klaren Überblick über die beantworteten und die noch offenen Anfragen haben.
Eine Nachricht senden
Um ein neues Gespräch zu beginnen:
- Gehen Sie zum Abschnitt "Nachrichten".
- Wählen Sie "Erstellen".
- Geben Sie die Details und die Nachricht ein, die Sie senden möchten
- Drücken Sie "Erstellen".
Wenn Ihre Nachricht eine Antwort von Ihrem Empfänger/Kunden erfordert, setzen Sie den Status der Nachricht auf "aufmerksam".
Sobald die Chat-Anfrage bearbeitet wurde, können Sie das Gespräch beenden, indem Sie den Status "Beantwortet" wählen.
Eingehende Nachrichten
Um eingehende Nachrichten zu sehen und zu beantworten, wählen Sie in der von Ihnen erstellten Konversation "Anzeigen" und gehen dann zum Abschnitt "Kommentare".
Im Abschnitt "Kommentare" werden die Felder angezeigt:
- Schreiben Sie einen neuen Kommentar: Hier können Sie die gewünschte Antwort eintragen
- Fügen Sie hier Ihre Dateien hinzu: Sie können Dateien und Bilder zu dem Gespräch anhängen
- Kommentare: Hier ist ein vollständiger Verlauf der Nachrichten, die im Chat stattgefunden haben
Um Ihre eigene Antwort auf den Chat einzugeben, fügen Sie Ihren Text in das Feld "Neuen Kommentar schreiben" ein, wählen Sie Dateien aus (optional) und wählen Sie "Kommentar erstellen".
Um eine Datei aus einem Kommentar herunterzuladen, klicken Sie auf das Dateisymbol.
Chat-Benachrichtigungen
Für alle eingehenden Nachrichten/Kommentare erhält die Buchhaltung eine Benachrichtigung per E-Mail, und zwar an die E-Mail, die Sie im Abschnitt "Organisationseinstellungen" Ihres Verwaltungsprofils registriert haben.
Gleichzeitig können Sie beim Anlegen einer neuen Konversation festlegen, welcher Administrator diese Konversation übernehmen soll. Bei jedem neuen Kommentar, den der Kunde zu dem jeweiligen Chat hinzufügt, wird zusätzlich zur E-Mail des Administrators auch der zuständige Administrator per E-Mail und über eine Benachrichtigung in seinem Profil informiert.
Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Konversation allen Administratoren der Buchhaltungsstelle und nicht nur dem designierten Manager mitgeteilt werden soll, können Sie "Administratoren benachrichtigen" auswählen.
Wenn Sie möchten, dass alle Administratoren eine Benachrichtigung über eine bereits gepostete Konversation erhalten, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu "Aktionsauswahl".
- Wählen Sie "Benachrichtigung an Administratoren für eine neue Nachricht senden".
- Drücken Sie die Ausführtaste "▶".
- Wählen Sie "Aktion durchführen".